4.2
การวิเคราะห์ภาระงานและกำหนด/ปรับปรุงตำแหน่งงาน
คำว่า ‘งาน’ (Job) มีประวัติความเป็นมาย้อนหลังไปหลายศตวรรษ ‘งาน’ ในยุคแรกมิได้หมายถึง ‘ตำแหน่งงาน’ ในองค์กรต่างๆดังเช่นในปัจจุบันแต่เกิดจากความจำเป็นในชีวิตประจำวันของมนุษย์ ‘งาน’ เกิดขึ้นเป็นครั้งแรกตามหมู่บ้านชุมชน
โดยขยายตัวขึ้นจากกิจกรรมการผลิตเพื่ออุปโภคบริโภคในครัวเรือน
กลายเป็นงานช่างแขนงต่างๆ อาทิ ช่างทอผ้า ช่างเหล็ก ช่างผลิตและซ่อมเครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ
ฯลฯ เป็นกิจกรรมเพิ่มเติมขึ้นจากงานเพาะปลูกและเลี้ยงสัตว์ที่ทำกันอยู่ก่อนนั้น ต่อมา ในคริสตศตวรรษที่ 19 การปฏิวัติอุตสาหกรรมในโลกตะวันตกได้ก่อให้เกิด ‘งาน’ ผุดขึ้นเป็นจำนวนมากตามโรงงานต่างๆ
จนกลายเป็นวิถีการครองชีพของคนส่วนใหญ่แทนงานเกษตรกรรม ชีวิตอันราบเรียบของการทำงานในโรงงานนี้ค่อยๆปรับมาสู่ชีวิตการทำงานในยุคปัจจุบันซึ่งทวีความกดดันเร่งรีบขึ้นอันเป็นผลจากกระบวนการผลิต
การขนส่งสินค้า การให้บริการ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ฯลฯ
ที่ทวีปริมาณและความซับซ้อนขึ้นตามลำดับ องค์กรต้องปฏิบัติงานและตัดสินใจอย่างรวดเร็วขึ้น
ในบางครั้งตำแหน่งงานแบบเดิมไม่คล่องตัว
ไม่อาจปรับเปลี่ยนเพื่อรับมือกับโอกาสหรือภัยคุกคามที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในบริบทใหม่
หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาใช้วิธีการจ้างงานตามสัญญาจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาแน่นอน
การจ้างพนักงานชั่วคราว การจ้างเหมาหน่วยงานหรือบุคคลภายนอก ฯลฯ
ในบางองค์กรวิธีการแบบเดิมที่ดำเนินการทุกอย่างด้วยตนเองนั้นไม่อาจแข่งขันได้หรือไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กรในสภาวการณ์ที่เปลี่ยนไป
องค์กรจึงเริ่มจำกัดสิ่งที่จะดำเนินการเองลงเหลือเพียงเรื่องที่ตนมีความถนัดเป็นพิเศษ
และว่าจ้างหน่วยงาน/บุคคลภายนอกให้รับดำเนินการในเรื่องที่ตนไม่มีความถนัดแทน ส่งผลให้ต้องลดกำลังคนและเกิดการเปลี่ยนแปลงอื่นๆตามมา อาทิ
การปรับระบบบริหารจัดการองค์กร และทรัพยากร การปรับตำแหน่งงาน
การทบทวนปรับปรุงภาระหน้าที่รับผิดชอบประจำตำแหน่งงาน
ตลอดจนคุณสมบัติและผลงานที่คาดหวังจากผู้ดำรงตำแหน่ง ฯลฯ
ยิ่งไปกว่านั้น
ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบันยังทำให้องค์กรสามารถย้ายฐานธุรกิจไปอยู่ ณ
ที่ใดๆก็ได้ในโลก ปรากฏการณ์นี้กำลังผลักดัน ‘งาน’ ไปสู่ยุคที่ไม่จำเป็นต้องถูกจำกัดอยู่ในอาคารสำนักงานอย่างเป็นกิจจะลักษณะอีกต่อไป
กระแสการเปลี่ยนแปลงนี้สอดคล้องสนับสนุนการดำเนินกิจการในภาวะเศรษฐกิจฝืดเคืองที่กดดันให้องค์กรต่างๆจำเป็นต้องประหยัดเงินลงทุนและค่าใช้จ่ายต่างๆลงอย่างสุดความสามารถเพื่อความอยู่รอด การเปลี่ยนแปลงนี้กระทบต่อชีวิตการทำงานในอาคารสำนักงานอันเป็นชีวิตที่คนจำนวนมากยังคุ้นชิน
คนทำงานสมัยใหม่จำนวนไม่น้อยจึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกรอบวิธีคิดเกี่ยวกับงานของตน
ละทิ้งความเคยชิน สร้างนิสัยและความเคยชินใหม่ในการปฏิบัติหน้าที่ของตน นอกจากนี้ ในบางองค์กร ‘ตำแหน่งงาน’ ก็เริ่มไม่มีขอบเขตชัดเจนแต่ทุกคนต้องมุ่งผลงานของตนเป็นสำคัญ คนทำงานเหล่านี้อาจรายงานความคืบหน้าของงานต่อทีมงานซึ่งตนเป็นสมาชิกอยู่
ในแต่ละทีมทุกคนจะได้รับมอบหมายงานที่เกินขีดความสามารถที่จะปฏิบัติให้สำเร็จได้โดยลำพัง
จึงต้องร่วมมือกับสมาชิกอื่นในทีม
หากสมาชิกคนหนึ่งคนใดทำงานในส่วนของตนไม่สำเร็จก็จะกระทบผลงานของทั้งทีมด้วย ดังนั้น
นับวันผลงานขององค์กรก็จะยิ่งเป็นผลจากการทำงานเป็นทีมงานหมู่คณะโดยสมาชิกจากที่ต่างๆกันมากขึ้น
คนทำงานต้องสามารถปรับเปลี่ยนจุดสนใจจากกิจกรรมหนึ่งไปสู่อีกกิจกรรมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว
ต้องสามารถปฏิบัติงานร่วมกับผู้คนจากต่างสาขาอาชีพและทัศนคติวิธีคิด อีกทั้งต้องสามารถปฏิบัติงานในหลายโครงการ/คณะทำงานไปพร้อมๆกันได้ ต้องพร้อมจะโยกย้ายจากโครงการ/คณะทำงานหนึ่งไปสู่อีกคณะหนึ่งภายในองค์กร
ตลอดจนย้ายจากองค์กรหนึ่งไปสู่อีกองค์กรหนึ่งได้บ่อยครั้งกว่าที่เคยปฏิบัติมาแต่เดิม
การจ้างงานตลอดชีวิต (Life-time Employment) ได้กลายเป็นอดีตไปแล้วโดยสิ้นเชิง
ในอีกแง่มุมหนึ่ง
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ก็ก่อให้เกิดทางเลือกใหม่แก่คนทำงานนอกเหนือจากการปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลาให้แก่องค์กรใดองค์กรหนึ่งเช่นที่ปฏิบัติมาแต่เดิม
อาทิ การทำงานที่บ้านและเชื่อมต่อกับสำนักงานด้วยเครือข่ายโทรคมนาคม (Telecommuting) การก่อตั้งกิจการของตนเอง
การประกอบอาชีพอิสระ การทำงานไม่เต็มเวลา
การรับงานมาทำที่บ้านพร้อมดูแลครอบครัวไปด้วย เป็นต้น
หากพิจารณาจากมุมมองของคนในองค์กรแบบเดิม
วิถีชีวิตเช่นนี้ก็คือชีวิตที่เผชิญความไม่แน่นอนในอาชีพ แต่หากพิจารณาตามสภาพการณ์ทางเศรษฐกิจและสังคมปัจจุบัน
คนทำงานทุกคนก็ล้วนต้องเผชิญกับความจริงข้อนี้
เนื่องจากท้ายที่สุดแล้วการจะมีงานทำหรือไม่ก็ย่อมขึ้นอยู่กับว่าองค์กรที่ตนทำงานอยู่นั้นอยู่รอดหรือไม่
ด้วยความไม่แน่นอนเช่นนี้ คนทำงานจำนวนไม่น้อยจึงเริ่มพัฒนากรอบวิธีคิด วิธีการทำงาน
วิธีการสร้างเสริมศักยภาพของตน วิธีการบริหารเส้นทางก้าวหน้าในอาชีพ
ตลอดจนแผนการดูแลสุขภาพ แผนเงินออมและการเงินในวัยเกษียณ ฯลฯ
ของตนด้วยตนเองอย่างแข็งขันแทนการไว้วางใจมอบหมายให้องค์กรนายจ้างเป็นผู้ดำเนินการให้เช่นแต่เดิม ส่วนองค์กรที่มีวิสัยทัศน์และมีการเตรียมตัวเพื่อรับกระแสการเปลี่ยนแปลงนี้ก็จะร่วมมือกับคนในองค์กรของตนสร้างสัมพันธภาพรูปแบบใหม่ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างเพื่อให้เกิดประโยชน์ด้วยกันทั้งสองฝ่าย
แต่‘ประโยชน์’ ดังกล่าวก็จะแตกต่างจาก ‘ประโยชน์’ รูปแบบเดิม
กระแสการเปลี่ยนแปลงนี้ยังคงวิวัฒนาการไปอย่างไม่หยุดยั้งจนกลายเป็นวิถีใหม่ในหลายภาคส่วนของสังคมไปแล้ว
แม้การเปลี่ยนแปลงจะยังไม่ลงตัวโดยสมบูรณ์
แต่องค์กรทั้งหลายต่างก็มุ่งหน้าไปบนเส้นทางนี้ด้วยกันทั้งสิ้น
JobChampion*– การวิเคราะห์ภาระงานและกำหนด/ปรับปรุงตำแหน่งงานโดย Signature
Solutions
JobChampion* ประกอบด้วยกรอบความคิด กรรมวิธี
และเครื่องมือการวิเคราะห์งานที่มุ่งตอบสนองความจำเป็นขององค์กรและผู้ปฏิบัติงานในโลกของงานยุคใหม่
ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วและหลากหลายทั้งที่เกิดภายในองค์กรและในบริบทแวดล้อมรอบด้านอย่างครบวงจร
จึงได้รับการออกแบบมาให้ครอบคลุม 3 ขั้นตอนงานหลักในกระบวนการวิเคราะห์ภาระงานและกำหนด/ปรับปรุงตำแหน่งงาน
(Job Analysis and Job Design/Re-design) ได้แก่
JobChampion* กระบวนวิธีการวิเคราะห์ภาระงาน
และกำหนด/ปรับปรุงตำแหน่งงานอย่างครบวงจรโดย Signature Solutions
Job Classification – การจัดกลุ่มงานและสายงาน
คือการจำแนกประเภทตำแหน่งงานตามเกณฑ์ที่พิจารณาแล้วว่าจะสามารถสนับสนุนการบรรลุวิสัยทัศน์
พันธกิจ แผนกลยุทธ์ขององค์กร
ตลอดจนการบริหารจัดการองค์กรและทรัพยากรบุคคลอันเป็นลักษณะเฉพาะขององค์กรนั้นๆได้เป็นอย่างดี
ตัวอย่างเช่น
จำแนกเป็นภารกิจหลักด้านต่างๆที่สนับสนุนการบรรลุพันธกิจเป้าหมายขององค์กร
จำแนกตามลักษณะงาน จำแนกตามประเภทความรู้และทักษะที่จำเป็นในงาน ฯลฯ
Job Profiling – การกำหนดกรอบบทบาทงาน ขนาด
และขอบเขตภาระงานโดยสังเขป โดยพิจารณาวัตถุประสงค์เป้าหมายหลักของตำแหน่งงานภายใต้ ‘บริบทใหญ่’ ขององค์กรอันได้แก่
วิสัยทัศน์ พันธกิจ แผนกลยุทธ์องค์กร ตลอดจน ‘บริบทย่อย’ อันได้แก่ขอบเขตลักษณะงานของกลุ่มงานและสายงานที่ตำแหน่งงานนั้นดำรงอยู่
Job Analysis – การวิเคราะห์/กำหนดภาระงาน
กิจกรรมงานประจำตำแหน่ง รายการผลลัพธ์ที่มุ่งหวัง
เกณฑ์วัดความสำเร็จประจำตำแหน่งงาน
ตลอดจนขอบเขตข้อกำหนดอื่นๆเกี่ยวกับแต่ละตำแหน่งงานในรายละเอียด
ผลลัพธ์รายการหนึ่งจากการปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้จึงได้แก่เอกสารบรรยายลักษณะงานประจำตำแหน่งงานที่ได้รับการศึกษาวิเคราะห์
JobChampion* - คุณลักษณะที่โดดเด่น
JobChampion* ทำให้การจัดทำเอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job
Description) ให้เป็นเรื่องง่าย ยืดหยุ่นคล่องตัว
ทันเหตุการณ์ แต่ครอบคลุมสาระสำคัญของงานอย่างครบถ้วน
ใช้ได้ทั้งเพื่อการออกแบบตำแหน่งงานใหม่
หรือปรับปรุงทบทวนภาระงานของตำแหน่งงานเดิมในองค์กร
JobChampion* มิได้มีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดทำเอกสารบรรยายลักษณะงานเท่านั้น
แต่ยังช่วยองค์กรกำหนด ‘ภาพ’ที่ชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งงานต่างๆ อาทิ
ระดับและขอบเขตความรับผิดชอบในภาระงาน ปฏิสัมพันธ์ที่จำเป็นกับตำแหน่งงานเพื่อให้งานสัมฤทธิ์ผล
ประเภท และระดับของคุณวุฒิคุณสมบัติที่จำเป็นของผู้ดำรงตำแหน่ง ฯลฯ
การวิเคราะห์ภาระงาน/กำหนด/ปรับปรุงตำแหน่งงานโดยใช้ JobChampion*จึงเน้นการปฏิบัติงานร่วมกันระหว่างคณะทำงาน/ผู้แทนตำแหน่งงานในองค์กรและที่ปรึกษา
โดยให้ความสำคัญแก่ข้อมูลและบริบทเฉพาะขององค์กร หน่วยงาน และตำแหน่งงานนั้นๆa.
JobChampion* สนับสนุนการสื่อสารสร้างความเข้าใจในกรอบแนวคิด
มุมมองและเจตนารมณ์ของ ‘ตำแหน่งงาน’ ในองค์กรสมัยใหม่แก่บุคลากรโดยเฉพาะผู้ดำรงตำแหน่งงาน
เพื่อช่วยในการปฏิบัติหน้าที่ในงาน การบรรลุเป้าหมาย
ตลอดจนเสริมสร้างโลกทัศน์ที่ยืดหยุ่น พร้อมปรับตัว
เรียนรู้เพื่อพัฒนางานและพัฒนาตนอยู่เสมอ
JobChampion*ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือช่วยองค์กรในการ ‘มองภาพใหญ่’ และ ‘มองการณ์ไกล’ ในงานบริหารจัดการองค์กรและทรัพยากรบุคคลได้ด้วย
โดยเฉพาะการพิจารณาทบทวนความเหมาะสมสอดคล้องระหว่างตำแหน่งงานกับบริบทที่เกี่ยวข้อง
อาทิ ผังโครงสร้างองค์กร กระบวนงาน การจัดประเภทงาน กลุ่มงาน สายงาน ระดับชั้นงาน
ระบบการกำหนดและบริหารสัมฤทธิผลตามเป้าหมายประจำตำแหน่งงาน
ระบบการสั่งสมและบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร ระบบเส้นทางก้าวหน้าในสายอาชีพ
ระบบการวางแผนกำลังคนทดแทนในตำแหน่งงานสำคัญ เป็นต้น
อ้างอิง http://www.signature4u.com/job.html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น