8.2
การประเมินผลและการนิเทศ
ความหมายของการติดตามและประเมินผล
การติดตามและประเมินผล มีคำซึ่งมีความหมายเฉพาะตัวที่แยกจากกันได้ชัดเจน แต่ในการดำเนินงานหรือจัดกิจกรรมแล้วมีความสัมพันธ์กันค่อนข้างใกล้ชิด จนทำให้เกิดความสับสนอยู่เสมอ คือ คำว่า ติดตาม (Monitoring) และคำว่า ประเมินผล (Evaluation) ทั้งสองคำดังกล่าวมีวิธีทำงานที่แตกต่างกัน คือ การติดตาม เป็นพฤติกรรมที่มีลักษณะต่างจากการประเมินผลดังนี้
1. การติดตาม เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลปฏิบัติงานตามแผน ซึ่งมีการกำหนดไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ แก้ไข ปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน หรือกำหนดวิธีการดำเนินงานให้เกิดผลดียิ่งขึ้น ดังนั้น จุดเน้นที่สำคัญของการติดตาม คือ การปฏิบัติการต่าง ๆ เพื่อการตรวจสอบ ควบคุม กำกับ การปฏิบัติงานของโครงการ
2. การประเมินผล เป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และนำผลมาใช้ในการเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินโครงการ
3. การติดตาม จะเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ ส่วนการประเมินจะเกิดขึ้นในทุกขั้นตอนของโครงการ นับตั้งแต่ก่อนตัดสินใจจัดทำโครงการ ในขณะดำเนินงานในช่วงระยะต่าง ๆ และเมื่อโครงการดำเนินงานเสร็จแล้ว หรือประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ
4. การประเมินผล บางมิตินำมาใช้ในการประเมินความสำเร็จของโครงการ การว่าบรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการที่ตั้งไว้หรือไม่ มีปัญหา อุปสรรคอะไรบ้าง
5. ความแตกต่างและส่วนที่ซ้ำซ้อนกันของการติดตามและประเมินผล คือ การติดตาม (Monitoring) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่า ได้มีการดำเนินการในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการที่กำหนดได้อย่างไร ข้อมูลที่ได้จะนำมาประกอบเป็นเครื่องมือ ควบคุม กำกับ การดำเนินงานในขณะปฏิบัติโครงการโดยตรง ทั้งในด้านปัจจัย (Input) ด้านกระบวนการดำเนินงาน (Process) และด้านผลผลิต (Output) สำหรับ การประเมินผล (Evaluation) มีขอบข่ายกว้างขวาง ขึ้นอยู่ว่าจะประเมินในขั้นตอนใดของโครงการ เช่น ก่อนเริ่มโครงการ ขณะดำเนินโครงการซึ่งอาจดำเนินการเป็นช่วง เป็นระยะต่าง ๆ เช่น ทุก 3 เดือน ทุก 6 เดือน ทุกปี ประเมินเมื่อโครงการดำเนินงานไประยะครึ่งโครงการ เป็นต้น หรือเป็นการประเมินผลเมื่อโครงการดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
1. การติดตาม เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลปฏิบัติงานตามแผน ซึ่งมีการกำหนดไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ แก้ไข ปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน หรือกำหนดวิธีการดำเนินงานให้เกิดผลดียิ่งขึ้น ดังนั้น จุดเน้นที่สำคัญของการติดตาม คือ การปฏิบัติการต่าง ๆ เพื่อการตรวจสอบ ควบคุม กำกับ การปฏิบัติงานของโครงการ
2. การประเมินผล เป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และนำผลมาใช้ในการเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินโครงการ
3. การติดตาม จะเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้ ส่วนการประเมินจะเกิดขึ้นในทุกขั้นตอนของโครงการ นับตั้งแต่ก่อนตัดสินใจจัดทำโครงการ ในขณะดำเนินงานในช่วงระยะต่าง ๆ และเมื่อโครงการดำเนินงานเสร็จแล้ว หรือประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ
4. การประเมินผล บางมิตินำมาใช้ในการประเมินความสำเร็จของโครงการ การว่าบรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการที่ตั้งไว้หรือไม่ มีปัญหา อุปสรรคอะไรบ้าง
5. ความแตกต่างและส่วนที่ซ้ำซ้อนกันของการติดตามและประเมินผล คือ การติดตาม (Monitoring) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่า ได้มีการดำเนินการในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการที่กำหนดได้อย่างไร ข้อมูลที่ได้จะนำมาประกอบเป็นเครื่องมือ ควบคุม กำกับ การดำเนินงานในขณะปฏิบัติโครงการโดยตรง ทั้งในด้านปัจจัย (Input) ด้านกระบวนการดำเนินงาน (Process) และด้านผลผลิต (Output) สำหรับ การประเมินผล (Evaluation) มีขอบข่ายกว้างขวาง ขึ้นอยู่ว่าจะประเมินในขั้นตอนใดของโครงการ เช่น ก่อนเริ่มโครงการ ขณะดำเนินโครงการซึ่งอาจดำเนินการเป็นช่วง เป็นระยะต่าง ๆ เช่น ทุก 3 เดือน ทุก 6 เดือน ทุกปี ประเมินเมื่อโครงการดำเนินงานไประยะครึ่งโครงการ เป็นต้น หรือเป็นการประเมินผลเมื่อโครงการดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
สรุปความสัมพันธ์ระหว่างการติดตามและการประเมินผลการนิเทศ
| ขั้นตอน การดำเนินงานโครงการ | การติดตามและการประเมินผล | จุดมุ่งหมาย |
| 1. ขั้นการตัดสินใจทำโครงการ2. ขั้นวางแผนโครงการ | – ใช้การประเมินก่อนการดำเนินโครงการ |
|
| 3. ขั้นดำเนินโครงการ | – ใช้การติดตาม – ใช้การประเมินกระบวนการ (Formation Evaluation) |
|
| 4. ขั้นโครงการดำเนินการเสร็จสิ้น | – ใช้การประเมินหลังสิ้นสุดการดำเนินงาน (Summative Evaluation) |
|
การติดตาม
ในการวางแผนและการบริหารงานใด ๆ ก็ตาม การจัดระบบเพื่อให้ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เป็นสิ่งที่จำเป็นจะต้องจัดให้มีขึ้นรองรับการบริหารงานนั้น ๆ เพื่อให้มีการนำแผนออกปฏิบัติ ดังนั้น การจัดระบบให้เหมาะสม จึงเป็นสิ่งจำเป็น ระบบนี้เรียกว่า ระบบการวางแผน และการบริหาร ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อย ๆ ที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้
ในส่วนที่ว่าด้วย ระบบการติดตามและประเมินผล มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการบริหาร ดังนั้น การดำเนินการติดตาม และประเมินผล จึงเริ่มด้วยการจัดระบบและวางแผนการติดตามประเมินในรูปแผนติดตามและประเมิน แล้วดำเนินการตามที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะในด้านการติดตามและประเมินแต่ละด้าน ดังนี้
จากระบบดังกล่าวจะเห็นได้ว่า ในการบริหารการติดตามและประเมินผลจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดและการดำเนินการเกี่ยวกับ
1) แผนการติดตามควบคุมและกำกับงาน (Monitoring and Control Plan)
2) แผนหรือกระบวนการรายงาน (Reporting Plan)
3) แผนการประเมิน (Evaluation Plan)
1) แผนการติดตามควบคุมและกำกับงาน (Monitoring and Control Plan)
2) แผนหรือกระบวนการรายงาน (Reporting Plan)
3) แผนการประเมิน (Evaluation Plan)
วิธีการติดตาม
วิธีการดำเนินการติดตาม มีดังต่อไปนี้
จากแผนภูมินี้จะแสดงให้เห็นว่าการติดตาม มีจุดเน้นสำคัญอยู่ที่ปัจจัย กิจกรรมการดำเนินงานและผลงานหรือผลผลิตว่า แต่ละด้านเป็นอย่างไร ได้มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าไม่มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ ผลของการปฏิบัติจริงเป็นอย่างไร แตกต่างจากที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด ทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ เวลา และลักษณะเฉพาะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจะเป็นประมวลข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้ไม่อาจปฏิบัติการได้ตามที่ได้วางแผนไว้
การติดตามด้านปัจจัย
ในด้านปัจจัยจะพบว่าปัจจัยสำคัญ ๆ ในการปฏิบัติงานโครงการต่าง ๆ มักจะเป็นเรื่องดังต่อไปนี้
1) บุคลากร
2) งบประมาณ
3) วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานหรือการบริหาร
4) นโยบายจากหน่วยที่เกี่ยวข้องและนโยบายเฉพาะอย่างสำหรับงานหรือโครงการนั้น
5) การจัดการ
1) บุคลากร
2) งบประมาณ
3) วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานหรือการบริหาร
4) นโยบายจากหน่วยที่เกี่ยวข้องและนโยบายเฉพาะอย่างสำหรับงานหรือโครงการนั้น
5) การจัดการ
การติดตามทางด้านปัจจัยจะเป็นการติดตามเพื่อตรวจสอบว่า การจัดปัจจัยในการดำเนินงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ตรงกับประเภท จำนวน และลักษณะคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด ได้รับอัตรากำลังคนเข้าร่วมปฏิบัติงานตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดให้หรือไม่ ตรงกับประเภท จำนวน และลักษณะทางคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด ได้รับงบประมาณ วัดสุอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานตามเวลาที่ต้องการหรือไม่ มีการเตรียมการด้านการบริหารหรือการจัดการตามกำหนดหรือตามนโยบายหรือไม่อย่างไร
โดยสรุป ในด้านการติดตาม จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและปรับปรุงการดำเนินงานตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้โดยตรง ข้อกำหนดด้านข้อมูลสารสนเทศและรายละเอียดในรายงานต่าง ๆ เป็นไปเพื่อช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติทราบได้ว่า มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ในแผนงานหรือไม่ ผลการปฏิบัติเป็นอย่างไร ต้องแก้ไขปรับปรุงในเรื่องใด ด้วยวิธีการอย่างไร ช่วยให้ฝ่ายอำนวยการและฝ่ายนโยบายทราบว่า ผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายเป็นอย่างไร สอดคล้องกับนโยบายและจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ต้องการเพียงใด ควรกำหนดวิธีการปรับปรุงแก้ไขอย่างใดในส่วนไหนของระบบงาน
โดยสรุป ในด้านการติดตาม จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและปรับปรุงการดำเนินงานตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้โดยตรง ข้อกำหนดด้านข้อมูลสารสนเทศและรายละเอียดในรายงานต่าง ๆ เป็นไปเพื่อช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติทราบได้ว่า มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ในแผนงานหรือไม่ ผลการปฏิบัติเป็นอย่างไร ต้องแก้ไขปรับปรุงในเรื่องใด ด้วยวิธีการอย่างไร ช่วยให้ฝ่ายอำนวยการและฝ่ายนโยบายทราบว่า ผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายเป็นอย่างไร สอดคล้องกับนโยบายและจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ต้องการเพียงใด ควรกำหนดวิธีการปรับปรุงแก้ไขอย่างใดในส่วนไหนของระบบงาน
การจัดระบบติดตาม
เพื่อให้ระบบการติดตามดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1. กำหนดสายงานและภารกิจการติดตามควบคุมกำกับว่า สายงานทั้งระบบเป็นอย่างไรแต่ละระดับ เช่น ระดับนโยบาย ระดับอำนวยการ ระดับการประสานงาน และระดับปฏิบัติการ ในแต่ละส่วนจะต้องรับผิดชอบงานด้านการติดตาม ควบคุม กำกับอย่างไร ข้อมูลและรายงานใดจะต้องมาจากระดับไหน ถึงหน่วยระดับใดโดยเฉพาะ
2. กำหนดตำแหน่งหรือตัวบุคลากรผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรายงาน จัดทำรายงาน และออกข้อกำหนดในการแก้ไขปรับปรุง
3. กำหนดแบบฟอร์มการจัดทำรายงานเฉพาะจากหน่วยที่จะต้องจัดทำรายงาน และแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับการแจ้งข้อกำหนดการเปลี่ยนแปลงแก้ไขปรับปรุง สำหรับหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานนั้น ๆ โดยตรง ซึ่งข้อกำหนดเรื่องข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ สารสนเทศ และเวลาในการดำเนินงานจะแปรเปลี่ยนไปตามลักษณะงานและโครงการแต่ละงานและโครงการ
1. กำหนดสายงานและภารกิจการติดตามควบคุมกำกับว่า สายงานทั้งระบบเป็นอย่างไรแต่ละระดับ เช่น ระดับนโยบาย ระดับอำนวยการ ระดับการประสานงาน และระดับปฏิบัติการ ในแต่ละส่วนจะต้องรับผิดชอบงานด้านการติดตาม ควบคุม กำกับอย่างไร ข้อมูลและรายงานใดจะต้องมาจากระดับไหน ถึงหน่วยระดับใดโดยเฉพาะ
2. กำหนดตำแหน่งหรือตัวบุคลากรผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรายงาน จัดทำรายงาน และออกข้อกำหนดในการแก้ไขปรับปรุง
3. กำหนดแบบฟอร์มการจัดทำรายงานเฉพาะจากหน่วยที่จะต้องจัดทำรายงาน และแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับการแจ้งข้อกำหนดการเปลี่ยนแปลงแก้ไขปรับปรุง สำหรับหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานนั้น ๆ โดยตรง ซึ่งข้อกำหนดเรื่องข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ สารสนเทศ และเวลาในการดำเนินงานจะแปรเปลี่ยนไปตามลักษณะงานและโครงการแต่ละงานและโครงการ
อ้างอิงบทความนี้อัญชลี ธรรมะวิธีกุล: การติดตามผลและประเมินผลการนิเทศhttps://panchalee.wordpress.com/2009/07/29/monitoring-evaluation/
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น